OTVARANJE I PRIPREMA NOVE POSLOVNE GODINE - WIP CENTRALNI sustav

Ovdje možete pročitati što je potrebno napraviti i znati u WIP centralnom sustavu prije prijenosa poslovne godine.

Molimo Vas da ove upute pročitate i primite na znanje ovdje opisane informacije, a zatim nam se budite slobodni javiti da Vam mi obavimo prijenos poslovne godine putem udaljenog spajanja na Vaše računalo.

Upute za dogovor o našem spajanju na Vaše računalo, možete pronaći sljedeći ovu poveznicu: Upute za dogovor o našem spajanju

Predgovor

WIP sve podatke sprema u svoju „bazu podataka“. Za svaku poslovnu godinu, WIP koristi posebnu bazu podataka. To znači da se završetkom fiskalne godine, u WIPu mora otvoriti potpuno nova, prazna baza podataka, definirati je novim sljedećim brojem poslovne godine, a zatim napraviti i prijenos nekih podataka iz stare baze podataka u bazu podataka nove poslovne godine.

Neki se podaci iz prošle godine prenose u potpunosti, dok se neki uopće ne prenose, a neke se informacije prenose u drugačijem obliku u novu poslovnu godinu.

Tako se npr. „artikli s cijenama“ iz šifrarnika artikala, lista skladišta, kupci, dobavljači, grupe artikala, porezne-grupe … odnosni svi podaci iz svih WIP šifrarnika - prenose u potpunosti jednaki i u novu poslovnu godinu, kako bi se i u novoj poslovnoj godini mogli koristiti a bez da ih se u novoj bazi podataka mora ponovno upisivati.

U novu bazu podataka se pak ne prenose „WIP dokumenti“ iz prethodne godine. Znači ne prenose se sve primke, otpremnice, fakture, međuskladišnice itd. Ti dokumenti ostaju samo tamo, u staroj poslovnoj godini, a nova se godina otvara dakle bez tih dokumenata. U novu će se poslovnu godinu znači unositi SAMO novi dokumenti, oni koji nose datum dokumenta iz nove poslovne godine, a to znači da je potrebno npr. svaki račun koji izdajete iz WIPa, ako mu je datum u „Datumu računa“ prošlogodišnji, dodati u prošlu WIP poslovnu godinu! Ako mu je datum izdavanja novogodišnji, onda ga je potrebno dodati u novu WIP poslovnu godinu.

Promjena trenutne poslovne godine u kojoj radite u WIPu se obavlja u opciji „Parametri" > "Izbor korisnika“, gdje možete iz liste izabrati trenutnu godinu u kojoj želite raditi.

Također, u novu se godinu mora prenijeti i informacija o stanju robe na skladištu, kao i informacije o stanju dugovanja i potraživanja kupaca i dobavljača iz modula „Financijsko poslovanje“. Ove se informacije prenose u „drugačijem obliku“ u novu poslovnu godinu, pa se tako sva zatečena stanja robe u staroj godini na svakom od skladišta, u novu godinu prenose u obliku automatski kreiranih primki-kalkulacija u novoj godini, i to za svako od skladišta po jedna takva primka-kalkulacija. Takve primke u novoj poslovnoj godini nazivamo „Primke početnoga stanja“, i njihovo odobrenje u novoj poslovnoj godini u stvari inicijalno zadužuje robom svako od skladišta. Nakon tih primki, unos novih stvarnih primki od dobavljača donosi i nova zaduženja, otpremnice ili novi prometi s kasa donose nova razduženja skladišta, pa je trenutno stanje skladišta u novoj godini rezultat : početnoga stanja + nova zaduženja – nova razduženja, i tako dalje redom.

U praksi znamo da završetak „prošle godine“ u smislu našeg posla s podacima, ne završava u jednom malom trenutku, u jednoj sekundi, baš 31.12. u ponoć … nego se radovi na prošloj i novoj godini u nekom vremenskom periodu - preklapaju. To znači da u novoj godini moramo moći odmah dalje izdavati nove račune, raditi nove primke -- ali istovremeno moramo moći i u npr. 1.mj. unijeti i neku zaostalu primku u bazu podataka prošle godine.

Unos tih zaostalih dokumenata mijenja pak stanje skladišta na kraju prošle godine, a to pak mora uzrokovati izmjenu podatka u „primkama početnoga stanja“ i u novoj poslovnoj godini (jer smo prvi prijenos već napravili).

Zato WIP dozvoljava obavljati akcije prijenosa neograničen broj puta, ali po malo različitim pravilima. Znači, "prvi prijenos" radi malo drugačije akcije nego "ponovljeni prijenos stanja". Iz tog razloga razlikujemo termine „Prvi prijenos početnoga stanja", i „Ponovni prijenos početnoga stanja".

U nastavku donosimo detaljnije što to WIP prenosi, kada, i pod kojim sve uvjetima.

1. ŠTO WIP PRENOSI IZ STARE U NOVU POSLOVNU GODINU?

Prijenos poslovne godine omogućuje neovisan prijenos sljedećih podataka WIPa iz stare u novu poslovnu godinu :

PRIJENOS ROBE : odnosno podatka iz šifrarnika artikala, kupaca-dobavljača, grupa proizvoda i svih ostalih podataka iz WIP šifrarnika + prijenos stanja robe (zatečenih količina u trenutku prijenosa) za svako skladište posebno. „Prijenos ROBE“ dijelimo na „a. PRVI PRIJENOS“, i na „b. PONOVNI PRIJENOS“. Evo karakteristika svakoga od njih.

a. PRVI PRIJENOS : Prilikom prvog prijenosa, WIP će prenijeti podatke iz ŠIFRARNIKA te podatke iz Sastavnica i Rastavnica (ako ih koristite), a u novoj godini će kreirati primke početnoga stanja i to za svako skladište po jednu primku, te će u nju napuniti artikle i zatečene količine na tom skladištu u trenutku prijenosa.

OGRANIČENJE: Nakon prvog prijenosa se ne smiju dodavati novi podaci u šifrarnike u staroj godini, odnosno smiju, ali samo ako se dodaju i u staroj poslovnoj godini i odmah zatim i u novoj poslovnoj godini, i to pod istom WIP šifrom!

Ovo ograničenje vrijedi i za proizvodne „Sastavnice“ odnosno „Rastavnice“, u smislu da ako nakon „prvog prijenosa“ nešto u njima mijenjate u staroj poslovnoj godini, to morate napraviti „ručno“ i u novoj poslovnoj godini - jer se ti podaci isto tako ne prenose više puta iz stare u novu poslovnu godinu, nego samo prilikom „prvog prijenosa“.

b. PONOVNI PRIJENOS : Prilikom ponovnog prijenosa robe, WIP više neće prenositi podatke iz šifrarnika, nego će samo popravljati stanje u primkama početnoga stanja u novoj godini, a s novim stanjem u trenutku ponovnog prijenosa. WIP će popravljati SAMO primke koje u novoj godini nisu odobrene. Ponovni prijenos je vrlo koristan jer nam omogućuje da popravimo početna stanja u novoj godini a nakon što u prošlu godinu unesemo neke izmjene (npr. popravimo inventuru, ili unesemo zaostalu primku ili izlazni račun). Ponovni prijenos se obavlja tehnički istim protokolom kao i prvi prijenos robe, samo što WIP "vidi" da su šifrarnici već preneseni pa ih ne prenosi ponovno, nego samo popravlja primke početnog stanja novim stanjem sada zatečenim u prošloj godini.
PRIJENOS SALDA KUPACA I DOBAVLJAČA (samo ako koristite i WIP FINANCIJSKO POSLOVANJE) kao početnoga stanja u financijskom poslovanju nove godine u trenutku prijenosa. Ovaj se prijenos može obavljati neograničen broj puta. WIP prilikom svakog ponovnog prijenosa kreira (gazi) temeljnicu broj 0 zadržavajući samo stanje po zadnjem prijenosu. (detaljne upute za prijenos salda kupaca i dobavljača, objaviti ćemo naknadno)
Prijenos nefakturiranih a predujmom uplaćenih ponuda iz „Ponude otpremnice i računi“ i iz „Fakturiranje iz maloprodaje“ zajedno s pripadajućim računima za predujam. U novu se poslovnu godinu prenose i ove ponude, zajedno s računima za predujam, jer se u novoj poslovnoj godini očekuju nove uplate (računi za predujam), odnosno i novi konačni računi po tim istim ponudama.

OGRANIČENJE : OVAJ SE PRIJENOS MOŽE OBAVITI SAMO JEDNOM I TO PRIJE NEGO U NOVOJ GODINI DODATE IJEDNU NOVU PONUDU!!!

2. PRIPREMA WIPa ZA PRIJENOS POSLOVNE GODINE

Prije prijenosa poslovne godine, trebali bi znati ili provjeriti sljedeće :

U „Ponudama-otpremnicama-računima“ i u „Fakturiranju iz maloprodaje“ – tipkom F12 provjeriti postojanje otpremljenih ali ne i fakturiranih ponuda, izborom izvještaja „Otpremljeno ali ne i fakturirano“. Po takvim se ponudama, ili mora dovršiti kreiranje računa, ili se mora stornirati već napravljene otpremnice! Razlog : Isporuka robe ili obavljene usluga mora biti fakturirano (ispostavljen račun) u istom obračunskom periodu u kojem je isporuka i obavljena! Dakle, ne smije postojati otpremnica u npr. 12.mj.2022. koja se tek fakturira u 1.mj.2023. Ovakve će situacije napraviti i razliku između lager liste i inventure, jer inventura zbraja stanje na dan inventure po karticama artikala, a tamo (u karticama artikala) nema faktura (jer račun nije izdan), dok je otpremnica već promijenila stanje u lager listi. Dakle, po takvim ponudama, koje su napravile otpremu u staroj godini, a još nisu fakturirane u staroj godini, morate ili stornirati otpremnicu, ili ih fakturirati prije akcije prijenosa početnoga stanja. Pri tome paziti da godina na datumu fakture bude jednaka poslovnoj godini WIPa u kojoj radite tu fakturu!
Napraviti WIP inventure ili ne? : WIP omogućuje izradu dokumenta inventure, ali u sljedeću knjigovodstvenu godinu prilikom prijenosa početnoga stanja robe WIP ne prenosi stanje robe po nekoj određenoj inventuri, nego u baze podataka slijedeće knjigovodstvene godine uvijek prenosi ZATEČENO stanje robe u staroj godini u TRENUTKU čina prijenosa. To znači da inventure ne moraju nužno niti postojati da bi WIP ispravno prenio zatečeno stanje robe u sljedeću poslovnu godinu. Zatečeno stanje lagera WIP prenosi tako da u sljedećoj knjigovodstvenoj godini napravi, za svako skladište posebno, po jednu primku početnoga stanja, i u nju napuni robu s količinom koju je zatekao u prošloj godini u trenutku prijenosa stanja. Taj se prijenos može raditi više puta, ali WIPova procedura prijenosa u pozadini se razlikuje između „prvog prijenosa“ i ostalih prijenosa. Prilikom „Prvog prijenosa“ se prenose podatci iz šifrarnika i kreiraju se primke početnoga stanja, a svi ostali prijenosi prenose samo novo stanje robe u trenutku prijenosa, i tim se stanjem popravljaju primke početnoga stanja u novoj godini, i to samo primke u novoj godini koje još u novoj godini niste do trenutka ponovnog prijenosa - odobrili. (kada odobrite primke početnoga stanja u novoj godini, one zadužuju skladište, i ne popravljaju se prilikom eventualnog ponovnog prijenosa iz prošle godine jer su "odobrene").
Nakon "prvog prijenosa" robe u novu godinu se u prošloj godini više ne smiju dodavati artikli, kupci-dobavljači, grupe artikala i ostali podaci u WIP šifrarnike, jer te stavke neće biti automatski dodane u novu poslovnu godinu prilikom „Ponovnog prijenosa“. Zato, ako imate potrebe dodavati nove artikle, kupce itd., a nakon što je PRVI prijenos početnog stanja već napravljen, morate te podatke unijeti i u staru i u novu poslovnu godinu i to pod istom WIP šifrom. Znači, ako ste napravili prvi prijenos početnoga stanja, a zaboravili ste dodati jedan novi proizvod, morate taj proizvod dodati u staru poslovnu godinu i odmah zatim, pod istom šifrom, i u bazu podataka nove poslovne godine.

3. SPECIFIČNOSTI PRIJENOSA iz 2022. u 2023. a vezano za EURO

Iako je prijenos iz 2022. poslovne godine u 2023. poslovnu godinu, specifičan time što se u RH uvodi nova valuta EURo, željeli smo zadržati sve specifičnosti iz ranijih prijenosa poslovne WIP godine, pa smo preračun iz HRK u EUR u WIPu omogućili automatski prilikom prijenosa podataka iz godine u godinu, ali zadržavajući mogućnost da se ti prijenosi, kao i ranijih godina, mogu obavljati neograničen broj puta.

Pa će tako WIP, prilikom prijenosa podatka iz 2022. u 2023. dodatno preračunavati i sljedeće :

WIP će prilikom prijenosa šifrarnika proizvoda s cijenama, sve cijene preračunati u EURe po tečaju konverzije.
WIP će prilikom kreiranja primki početnoga stanja i u WIP modulu Veleprodaje i u WIP modulu Maloprodaje, u novoj poslovnoj godini zaduženje obaviti u EURima, pri čemu će prošlogodišnje cijene proizvoda preračunati u EURe po tečaju konverzije
WIP će prilikom prijenosa temeljnica početnoga stanja kupaca i dobavljača iz 2022. u 2023.g. preračunati u EURe.
WIP će prilikom prijenosa generalnih podataka radnika u WIP modulu plaća, preračunati iz HRK u EURe
WIP će prilikom prijenosa Sastavnica i Rastavnica, i gotovim proizvodima, kao i repromaterijalu od kojih se gotovi proizvodi sastoje, preračunati i nabavne i planirane prodajne cijene iz HRK u EUR, prilikom prijenosa a po tečaju konverzije.
WIP će i "posebne cjenike kupaca" preračunati iz HRK u EUR po tečaju konverzije
WIP će i paziti na varijablu "Cijena povratne naknade" koju će koristiti kao vrijednost 0.5HRK u starim godinama, odnosno kao vrijednost 0.07€ u novih poslovnim WIP godinama.
Svim stanjima na skladištu će preračunati automatski prilikom prijenosa cijene po tečaju konverzije
WIP će po svim nedovršenim a predujmom uplaćenim ponudama, koje će prenijeti iz stare u novu poslovnu godinu, obaviti preračun tih dokumenata iz HRK u EURe, pa će se evidentiranje ostatka uplate unovoj poslovnoj godini, očekivati u EURima.
WIP će prilikom prijenosa dokumenata "Ponude-cjenici" iz stare u novu poslovnu godinum, preračunati te dokumente u EURe.
WIP će dokumente "Auto-ponude" koje se koriste za cirkularno automatsko kreiranje računa, isto tako kompletno preračunati u EURe, već prilikom njihova prijenosa.
WIP će prilikom prijenosa osnovnih sredstava i ranijih obračuna amortizacije kompletne obračune amortizacije preračunati u EURe.
WIP će neuplaćene URA od "R2" dobavljača, ili ako ste u WIPu označeni kao "R2", neuplaćene URA i IRA, prenijeti u novu poslovnu godinu, ali će ih kompletno preračunati u EURe.

4. Budite slobodni prepustiti prijenos početnoga stanja - nama

Svim WIP korisnicima osiguravamo pomoć prilikom svih prijenosa početnih stanja. Jedino što Vas molimo da se pridržavamo pravila za dogovaranje oko termina za naše spajanje, a sve kako bi bili što efikasniji, odnosno trošili što manje vremena prilikom obavljanja ove pomoći, i Vama i nama.

Također Vas molimo da pročitate ovaj cijeli članak, i da se okvirno upoznate s idejom prijenosa, i da temeljem toga Vi odredite trenutak kada Vam prijenos odgovara.